Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding- Persoonlijk Verbinden en Professioneel Vernieuwen
De ambtelijke organisatie werkt gedreven om de dienstverlening aan onze Houtense samenleving op een hoog niveau te hebben en te houden. Naast onze basis dienstverlening werken we daarbij aan verschillende inhoudelijke uitdagingen, zoals voldoende woningen, de energietransitie, de leefbaarheid van de stad en het laten meedoen van een ieder naar vermogen.
De manier waarop we met onze omgeving werken aan deze opgaven, is al langere tijd aan verandering onderhevig. Voor veel opgaven gaan we op zoek naar nieuwe oplossingen, andere samenwerkingsverbanden en andere manieren van (samen)werken.

Vergroten van wendbaarheid
Het vergroten van de wendbaarheid van onze organisatie is in deze ontwikkeling een belangrijke voorwaarde voor succes. Daarmee wordt bedoeld dat medewerkers en management de vaardigheid hebben om te variëren in de manier waarop het werk wordt georganiseerd, de manier waarop sturing vorm wordt gegeven en hoe de samenwerking vorm krijgt. Kunnen variëren is belangrijk, omdat het moet passen en effectief moet zijn voor de opgave die centraal staat.

Als voorbeeld; een medewerker die dagelijks bezig is met het verlenen van een paspoort, moet zich er vooral van bewust zijn en zich er verantwoordelijk voor voelen, dat dit proces zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk gebeurt, in samenwerking met anderen in dat proces. Terwijl een medewerker, die meewerkt aan de doelstelling om Houten energieneutraal te maken, vooral in staat moet zijn om de dialoog met betrokken partijen uit de samenleving aan te gaan en de rol van de gemeente Houten daarbinnen te vertegenwoordigen, zonder vooraf precies te weten wie dat zijn en tot welke resultaten dit leidt. Beide situaties vereisen anders organiseren, anders sturen en andere vormen van samenwerking. Variërend van efficiënt en concreet/resultaatgericht bij voorspelbaar routine- en projectmatig werk, tot meer doelzoekend en improviserend bij minder voorspelbare processen en vraagstukken.

Wendbaar zijn en de vaardigheid om met onze organisatie in aanpak te kunnen variëren, passend bij het vraagstuk dat voorligt, is een kwestie van permanent leren en ontwikkelen. Het vraagt van een ieder in onze organisatie bewustzijn op zijn/haar taken, rol en verantwoordelijkheden en daar ook naar te handelen en verder in door te ontwikkelen.

Herijkte ordening en (be)sturingsprincipes bieden stevige basis voor  ontwikkeling wendbare medewerker en organisatie
In 2018 zijn de structuur (ordening) van de organisatie en de principes herijkt, die belangrijk zijn voor een goede (be)sturing en werking van de wendbare organisatie. Het jaar 2019 heeft in het teken gestaan van het inregelen van de nieuwe structuur (alle managementposities weer bezet, nieuwe teams gevormd)^[1]. Ook is er in 2019, o.a. via gesprekken en uitwisseling in teamontwikkelsessies en het Management Development programma, geïnvesteerd in het beter doorleven van de betekenis van deze principes (wat bedoelen we ermee?) en het in gang zetten van verbetering daarin (hoe zien we het graag terug in de dagelijkse sturing?). Een toelichting:

Eén van de principes die goede doorvertaling moet krijgen in het dagelijks werk, is dat we ernaar streven dat verantwoordelijkheden binnen de organisatie zo laag mogelijk belegd zijn. We zetten daarmee in op het vergroten van het eigenaarschap bij medewerkers en management. Medewerkers en management van de gemeente Houten zijn professionals en de wendbaarheid van de organisatie wordt vergroot, als ruimte wordt gegeven aan die professional. Ruimte om zelfstandig (verantwoord) te handelen, het werk slim te organiseren en nuttige en noodzakelijke samenwerkingen aan te gaan met anderen (extern en intern) ten dienste van het vraagstuk dat voorligt.

Een ander belangrijk daarbij passend principe is dat van het coachend leiderschap. Bij een organisatie die bestaat uit zelfstandige en vakbekwame professionele medewerkers, hoort een leiderschapsstijl die overwegend coachend en begeleidend van aard is. Het leiderschap zit in het vermogen om de juiste kwaliteiten en mensen bij elkaar te (laten) brengen (verbinden) en (op hoofdlijn) te sturen en coachen op de te boeken resultaten. De leider biedt daarbij de juiste organisatorische randvoorwaarden voor ontwikkeling van optimaal eigenaarschap bij de medewerker. Leidinggevenden in onze organisatie moeten daarbij kunnen variëren in sturingsaanpak, omdat de werkzaamheden binnen de gemeente, en daarmee de sturingsbehoeften van medewerkers, sterk variëren.
Binnen de gemeente Houten is er bewust voor gekozen om te werken met leidinggevenden (i.p.v. zelfsturende teams). Vanaf 1 januari 2019 wordt de dagelijkse leiding vorm gegeven met een 2-hoofdige directie en 11 teammanagers. Een nieuwe, meer eenvoudige en plattere structuur, die meer ruimte biedt voor het nemen van verantwoordelijkheid en slagvaardige sturing en besluitvorming beoogt.

Vanuit deze teams en onder leiding van de teammanagers, wordt het overgrote deel van het werk verricht. Soms is er echter een goede reden om een opgave/opdracht of taak daarbuiten te organiseren. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van een complexe bestuurlijke/strategische opgave met lange termijn doelen. In zo’n geval kiezen we voor een tijdelijke andere sturingsvorm, namelijk die van het programmamanagement. Het bewust kiezen voor een sturingsvorm (via team of programma) en bijbehorende manier van werken, is een derde belangrijk principe van organiseren dat de wendbaarheid van de organisatie ten goede komt.
In Houten is ondertussen sprake van meerdere programma’s (i.o.), zoals het programma Duurzaamheid, programma Sociale Koers, programma Ruimtelijke Koers, programma Informatiemanagement en programma Organisatieontwikkeling. Deze programmamanagers zijn in het team Strategie & Programma’s onder rechtstreekse aansturing van de directie gepositioneerd.

Gewenst manier van (samen)werken ontwikkelen
Naast een passende ordening en (be)sturing is het van belang om met elkaar afspraken te maken over hoe je wilt (samen)werken. Vraagstukken wisselen elkaar in een hoog tempo op en ook de verbanden waarbinnen thema’s tot resultaat moeten komen zijn van wisselende samenstelling (binnen en buiten). Gezamenlijke principes over hoe je wilt (samen)werken bieden in die situaties houvast en duidelijkheid; ‘zo doen wij dat in Houten’. Het komt de voorspelbaarheid en efficiëntie in de samenwerking ten goede, waardoor er meer tijd overblijft voor de inhoud van het werk en het boeken van resultaten die ertoe doen. Over hoe je wilt (samen)werken valt veel te zeggen. Vanaf 2019 worden in Houten de onderstaande principes centraal gesteld. Dit is hoe wij willen (samen)werken, ‘zo doen wij dat in Houten’:

Vaardigheidsontwikkeling en leren
Om deze principes in het dagelijks werk steeds beter tot uitdrukking te laten komen, wordt vanaf 2019 geïnvesteerd in vaardigheidsontwikkeling. Via individuele training en opleiding en ook door met elkaar te leren direct in het werk. Inmiddels is een Leerplan opgesteld, waarin de thema’s van vaardigheidsontwikkeling, met relevantie voor de gehele (of grote delen van de) organisatie, zichtbaar worden. Deze thema’s zijn gekoppeld aan bovengenoemde principes en gewenste beweging. Zo investeren we vanaf 2019 en ook de komende jaren in elk geval in;

1. opdrachtgestuurd werken (o.a. goed opdrachtgever- en opdrachtnemerschap);
2. persoonlijke effectiviteit; verbindend communiceren, feedback geven en ontvangen;
3. burger- en overheidsparticipatie;
4. adviesvaardigheden;
5. accountmanagement;
6. leiderschap in Houten;
7. programmamanagement.

Om te kunnen leren is het óók van belang om ervaringen met elkaar te delen. In 2019 is dit delen gestimuleerd door meerdere KoffieConnects te organiseren. Tijdens de KoffieConnect vertellen medewerkers kort en bondig iets over hun werk en de ervaringen of (leer)vragen waar ze tegenaan lopen. Weten wie je collega’s zijn, wat ze doen en van elkaar leren is ook een belangrijke reden geweest om dit jaar het (h)outsite-festival te organiseren. Dit festival is een event waar collega’s een kijkje bij elkaar in de keuken konden nemen. De evaluatie laat zien dat dit naar meer smaakt in 2020!

Instrumentarium
In 2019 is ook gestart met het ontwikkelen of vernieuwen van een aantal instrumenten, die medewerkers en management helpen bij het in praktijk brengen van gewenste manier van sturen en (samen)werken.
Een paar voorbeelden;

• Instrument jaarplannen voor teams en programma’s;
• Instrument opdrachtgestuurd werken;
• Instrument HR-gesprekscyclus;
• Instrument burger- en overheidsparticipatie (methode Factor C en Participatie).

In 2020 wordt verder gewerkt aan de (door)ontwikkeling van deze instrumenten, wordt de werking op gezette momenten geëvalueerd om aanpassingen te kunnen doen en worden ook nieuwe instrumenten geïntroduceerd.  

Programma Informatiemanagement
In 2019 is een begin gemaakt met het opstellen van een nieuw informatiebeleidsplan als onderdeel van het nieuwe programma “Informatie”.

Vanuit het programma Informatie is in 2019 zowel gestuurd op het verder op orde brengen van de basis als op het implementeren van nieuwe (technologische) ontwikkelingen en implementatie van nieuwe werkwijzen. Er wordt gewerkt vanuit 4 strategische doelen met onderliggende operationele doelen:

1. We dragen bij aan de maatschappelijke opgaven

• We nemen informatiegestuurd werken als uitgangspunt en ondersteunen hier op
• Systemen zijn zo ingericht dat datasturing bij beleidsvorming en –uitvoering mogelijk is

2. We dragen bij aan professionele dienstverlening van hoog niveau

• Onze dienstverlening wordt bij voorkeur digitaal aangeboden.
• Onze ruimtelijke data zijn digitaal beschikbaar
• onze dienstverlening is gebaseerd op de uitgangspunten van de nieuwe Omgevingswet.

3. We dragen bij aan een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering

• We hebben een visie op ICT-beheer
• De Informatiefunctie is op strategisch, tactisch en operationeel niveau ingevuld
• Onze processen en systemen ondersteunen onze taken optimaal
• Bij onze werkzaamheden wegen we de inzet van nieuwe technologieën (zoals sensoren, blockchain etc.) altijd af
• We werken zoveel mogelijk tijd en plaatsonafhankelijk en daar waar de klant de voorkeur aan geeft

4. Wij gaan zorgvuldig om met de data en informatie in onze organisatie

• Privacy inwoners/cliënten is gewaarborgd
• De informatieveiligheid van onze systemen is zo goed mogelijk/optimaal gewaarborgd.

In 2019 zijn de volgende onderwerpen gerealiseerd of opgestart

1. Het Faciliteren van Informatiegestuurd werken
   Op het gebied van het sociaal domein is in regionaal verband een dashboard opgeleverd om de ontwikkelingen in dit vakgebied direct en veel intensiever te monitoren. Vanuit Houten is hier een directe bijdrage aangeleverd als gastgemeente van de Regionale Backoffice Lekstroom.
   Verder hebben we een verdere verkenning gemaakt van waar meer informatiegestuurd werken verder ontwikkeld kan worden. We zien duidelijk een behoefte, maar ook zien we dat het lastig concreet te maken is welke informatie nodig is om informatiegestuurd te gaan werken.
   
2. Digitalisering dienstverleningsproducten
   Nog niet al onze dienstverleningsproducten zijn volledig digitaal beschikbaar. Soms wel in de voorkant (frontoffice) voor onze klant. Maar de verwerking in backofficesystemen is daarmee nog niet altijd geregeld. Het afgelopen jaar is er een verder stap gezet om te komen tot een volledig digitaal proces bij de producten van Dienstverlening/burgerzaken. Zo kunnen veel voorkomende producten efficiënter worden geleverd.
   
3. Omgevingswet/Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).
   In 2021 dient het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet operationeel te zijn. Dit als onderdeel van het grotere traject van de nieuwe Omgevingswet.
   In 2019 is vooral een verkenning gedaan naar wat wij nodig hebben om aan de minimale eisen te voldoen. We zullen een nieuwe applicatie voor het verwerken van de aanvragen van vergunningen moeten implementeren. En we moeten de aansluiting op de landelijke voorziening realiseren. De komende jaren gaat dit project veel aandacht vragen.
   
4. Digitaal werken/verbeteren Informatiehuishouding.
   In 2017 zijn bij de Perspectiefnota middelen beschikbaar gesteld om onze informatiehuishouding te verbeteren. Met name onze digitale archivering. Inmiddels zijn er de nodige stappen gezet. Waaronder de afronding van het digitaliseren van het proces rond de bestuurlijke besluitvorming en de overgang naar een nieuw zaaksysteem.
   
5. Informatieveiligheid.
   In 2019 zijn we enkele malen geconfronteerd met beveiligingsincidenten die gelukkig goed opgelost zijn. Pogingen van buitenaf om onze systemen aan te vallen nemen toe. Dat betekent ook dat we continu maatregelen nemen om het beveiligingsniveau van onze systemen verder te verhogen. Zo is vorig jaar zogenaamde Multifactor Authenticatie ingeschakeld. Naast het normaal inloggen, moet ook code worden ingevoerd die via een andere weg (mobiele telefoon) beschikbaar komt. Ongeautoriseerd inloggen wordt daarmee een stuk moeilijker.
   Net voor de kerst werden we ook nog geconfronteerd met een beveiligingslek in Citrix. Het systeem waarmee thuiswerken wordt gefaciliteerd. We hebben direct (kerstavond) passende maatregelen genomen. Maar uiteindelijk hebben we in januari ook nog over moeten gaan tot het tijdelijk uitschakelen van deze voorziening. Ook dit incident toont opnieuw aan dat informatieveiligheid van steeds groter belang wordt.  
   
6. Privacy
   Waar we in 2018 de basisvereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben geïmplementeerd, zijn we in 2019 begonnen met de borging van privacy binnen de organisatie. Privacy vindt uiteindelijk plaats op de werkvloer. Bewustwording is van groot belang. Deze bewustwording is zeker gegroeid. Maar soms lijkt er ook weer een te grote terughoudendheid te ontstaan ten aanzien van het delen van informatie. Voor een goede afweging en advisering is er een Privacy-officer die de teams ondersteunt. Vanaf medio 2019 is er in regionaal verband ook een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die een toezichthoudende rol vervult.
   Een goede bescherming van persoonsgegevens vereist echter ook de inzet van de juiste technologie. In dit kader is er besloten een systeem te implementeren voor veilig mailen en veilige bestandsuitwisseling, met name waar het gaat om gegevens uit het sociaal domein.
   
7. ICT Beheer.
   Het afgelopen jaar is er veel inzet geweest op het moderniseren van ons ICT-systeem. Binnen ons eigen team ICT-beheer is het steeds moeilijker om goed gekwalificeerd personeel te vinden. De arbeidsvoorwaarden van de gemeenten blijven hier achter ten opzichte van het bedrijfsleven. Met als gevolg dat we genoodzaakt zijn in te huren. Maar ook is er vertraging ontstaan in het moderniseringstraject. De verwachting is wel, dat dit hele traject begin 2021 afgerond is.
   Ondertussen gaat de dienstverlening aan onze eigen organisatie, maar ook aan de WIL, de RUD, de Stichting Sociaal team Houten ook door. In totaal worden hiermee ongeveer 850 werkplekken voorzien van de juiste ICT-toepassingen.
   Bij het beheer zelf, zien we een verschuiving naar applicaties in de cloud. Dit vraagt ander soort beheer (meer regie op het beheer door derden). Gezien deze ontwikkelingen gaan we een nieuwe visie ontwikkelen voor de komende 4 jaar.
   
8. Geo-informatie en Basisregistraties

Basisregistraties
BAG: In 2019 is landelijk BAG 2.0 ingevoerd (Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Ook in Houten is de software hiervoor aangepast en wordt gewerkt volgens de nieuwe richtlijnen. BGT: Voor de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) geldt dat fase 2 is afgerond, dit betekent dat de BGT volgens de landelijke richtlijnen is opgeleverd. Nieuwe inzichten hebben geleid tot de doorontwikkeling naar een nieuw informatiemodel voor de BGT dat in 2020 wordt ingevoerd.
BRO: De BRO (Basisregistratie Ondergrond) is in productie genomen. Dat betekent dat voor de verplichte ondergrondse objecten de gegevens worden ingelezen in deze landelijke basisregistratie. Dit geldt alleen voor de gegevens die na 1-1-2018 zijn ingewonnen.

Geo-informatie
De gemeente Houten heeft meegedaan met de Europese Aanbesteding van Beeldmateriaal (Luchtfoto’s en panoramafoto’s). Deze aanbesteding is gecoördineerd door BghU. Verschillende regio gemeenten hebben daaraan meegedaan. In december is opdracht gegeven voor de levering van beeldmateriaal voor 2 jaar met mogelijke verlenging voor nog 2 jaar.
In 2019 is gestart me de aanbesteding van een nieuwe GIS-Viewer. Na een marktonderzoek en consultatie met de gebruikers via een gebruikersgroep  is de offerteaanvraag uiteindelijk in januari 2020 verzonden.
Geo-informatie is gedurende het jaar meerdere malen benaderd voor GIS-opdrachten vanuit verschillende geledingen van de organisatie. De wens is om dit te laten groeien, met speciale aandacht voor data analyse

9. Volgen innovaties

De komende jaren verschijnen er naast de bestaande ook nieuwe digitale mogelijkheden zoals veel meer datagedreven werken, de inzet van kunstmatige intelligentie, augmented reality, blockchain, internet of things, smart city oplossingen, zelflerende chatbots en virtuele assistenten voor diensten. Sommige mogelijkheden zijn al voldoende ontwikkeld om ook daadwerkelijk in te zetten. Andere zullen zich nog meer moeten bewijzen. Deze nieuwe ontwikkelingen spelen niet alleen binnen de gemeentelijke organisatie, maar ook daar buiten en dus in Houten. Op deze ontwikkelingen moeten we ook in kunnen spelen. Volgend jaar begint de uitgifte van vergunningen voor 5G. Wat betekent dit voor Houten? Hoe bereiden we ons daar op voor? Vragen die ook onze aandacht vragen en zaken waar we dus ook de ontwikkeling op blijven volgen.

Personeelslasten algemene dienst (inclusief inhuur derden)
Binnen de reguliere bedrijfsvoering zijn capaciteitsproblemen zo veel mogelijk opgelost door middel van interne mobiliteit en regionale samenwerking. Daar waar het niet anders kon, is incidenteel besloten tot inhuur over te gaan. Dit was in veel gevallen voordeliger dan een tijdelijk dienstverband aanbieden, omdat daar ook aanspraken op een uitkering uit voort konden komen.

Onderscheiden worden drie categorieën voor de inhuur van externe krachten.
a. Vinex en andere ruimtelijke projecten. De financiering vindt plaats uit de grondexploitatie en
    speciaal ter beschikking gestelde kredieten;
b. Incidentele taken/projecten, die eenmalige specifieke deskundigheid vragen, met name
    gerelateerd aan de decentralisaties van zorgtaken. Financiering vindt plaats uit speciaal daarvoor
    ter beschikking gestelde budgetten;
c. Frictie in de reguliere bezetting. Financiering vindt plaats uit salarisbudgetten (vacaturegelden)
    of daarvoor aanvullend beschikbaar gestelde budgetten.
De verantwoording per categorie is opgenomen in de tabel bij de meerjarige inhuurkosten.

Kosten inhuur derden meerjarig
In onderstaand overzicht zijn de kosten voor inhuur van derden voor de jaren 2016 tot en met 2019 opgenomen. De inhuur voor de grondexploitatie is niet opgenomen binnen de algemene dienst en de bedragen hiervan komen slechts in een totaalbedrag voor in onderstaand overzicht. Omdat de dekking van deze kosten plaatsvindt vanuit de grondexploitatie en speciaal ter beschikking gestelde kredieten blijven deze in de rest van deze analyse buiten beschouwing.

In 2019 is voor de grondexploitatie ingehuurd op de projecten Oude Dorp en Gebiedsmanagement.
De kosten voor inhuur op specifieke projecten zijn in 2019 gestegen ten opzichte van 2018. Dit houdt verband met het aantal toegenomen projecten waaronder Meedoen naar vermogen en Digitaliseren informatiehuishouding. De kosten voor incidentele inhuur bij de algemene dienst zijn ongeveer gelijk aan 2018.
Overigens blijkt uit het resultaat van de personeelslasten voor de algemene dienst dat er naast specifieke budgetten ook incidentele dekking voor deze inhuur is gerealiseerd in de vorm van UWV-gelden en vergoedingen voor gedetacheerd personeel.

Resultaat
Personeelslasten algemene dienst

De personeelslasten binnen de algemene dienst zijn in 2019 7,3% lager dan begroot. De belangrijkste oorzaken hiervoor zijn:

• Het natuurlijk verloop van personeel heeft zich, in navolging van 2018, in 2019 versterkt voortgezet. Dit is in lijn met de landelijke trend.
• Door krapte in de arbeidsmarkt is een deel van de vacatureruimte in 2019 niet ingevuld.
• Door krapte op de arbeidsmarkt bleek soms zelfs inhuur niet mogelijk.
• Een deel van de instroom van nieuwe personeel stroomt lager in dan het begrote maximum van de functieschaal (groei-vooruitzichten).

De voor- en nadelen op beïnvloedbare formatie en loonsom gerelateerde budgetten (inclusief inhuur derden) worden tot en met 2019 verrekend via de bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling. Hierdoor wordt het jaarrekeningresultaat niet beïnvloed door fluctuaties in deze budgetten. Dit is in lijn met het besluit van de raad hierover bij het Financieel kader 2019-2022 op 10 juli 2018 (zie ook hoofdstuk Bestuurlijke beschouwingen).
Nu de arbeidsmarkt zich stabiliseert kan het bovengenoemde uitgangspunt vanaf 2020 worden ‘losgelaten’. Dit betekent dat de afwijkingen (positief en negatief) op formatie- en loonsom-gerelateerde budgetten vanaf 2020 weer tot uitdrukking komen van het jaarrekeningresultaat. De wijziging is in de perspectiefnota 2020 al aangekondigd.

Indicatoren
In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

Betrokkenheid verbonden partijen
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.

^[1]  In het kader van ‘vinger aan de pols’ en ‘blijvend leren’ wordt in de loop van 2020 de werking van de herijkte structuur tussentijds geëvalueerd.