Paragraaf Verbonden partijen

Vestigingsplaats

Wijk bij Duurstede

Doel

Het doel van het RHC Zuidoost Utrecht wordt in artikel 3 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht omschreven als:

• Uitvoering geven aan de Archiefwet 1995.
• Alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek.
• De zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995.
• Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht.
• Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van de lokale en regionale geschiedenis.

Deelnemende partijen

Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en Vianen

Bestuurlijke vertegenwoordiging van Houten

De burgemeester neemt namens Houten deel aan het Algemeen en Dagelijks bestuur van het RHC.

Begrotingsprogramma

Duurzame leefomgeving

Maatschappelijk belang

Bovengenoemde taken (zie achter doel) vloeien voort uit de Archiefwet. Deze wet verplicht overheidsinstellingen de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Daarnaast verplicht de Archiefwet overheidsinstellingen om archieven die ouder zijn dan 20 jaar en voor blijvende bewaring in aanmerking komen, toegankelijk te maken voor het publiek.
De hoofdtaken van dit samenwerkingsverband op archiefgebied zijn:

• Beheer van de oudere archieven.
• Toezicht en advisering.
• Beheer jongere archieven en
• Dienstverlening met inbegrip van publieksactiviteiten op cultuurhistorisch gebied.

Deze taken vinden hun wettelijke grondslag in de Archiefwet 1995. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archieven berustte tot 2006 bij de afzonderlijke gemeenten. Sindsdien ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling RHC Zuidoost Utrecht en worden de wettelijke taken door het RHC uitgevoerd.

Regionaal belang (de toegevoegde waarde van samenwerking)

Doel van het RHC Zuidoost Utrecht is in het samenwerkingsgebied:

• uitvoering geven aan de Archiefwet; alsmede
• vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek.

Lokaal belang

De archiefwet schrijft voor dat een gemeente permanent te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overdraagt aan een archief bewaarplaats. Bovendien schrijft de archiefwet voor dat een onafhankelijke archiefinspecteur toezicht moet houden op de archieven/informatiehuishouding van een gemeente. Het RHC voert deze taken uit waardoor de gemeente Houten aan haar wettelijke verplichtingen voldoet.
Door de fotowerkgroep worden 15.000 foto’s van Houten en omgeving beschreven zodat deze voor onze inwoners ontsloten kunnen worden via de digitale beeldbank van het RHC. Het is van belang dat naast de digitalisering de aanwezige kennis van de fotowerkgroep over het beeldmateriaal wordt vastgelegd. Door het ontsluiten via de website wordt de collectie toegankelijker voor inwoners, waardoor het historisch besef toeneemt.

Afspraken met de andere deelnemende partijen

Er zijn geen afspraken met de andere deelnemers binnen deze regeling.

Terugblik op voorspelde ontwikkelingen 2019

• Op 21 augustus 2019 heeft het RHC bestuur ingestemd met het voorstel voor toetreding van Vijfheerenlanden. Op 12 december 2019 heeft de raad van Vijfheerenlanden positief besloten over het toetredingsvoorstel. Het toetredingsvoorstel en de gewijzigde GR zijn naar de deelnemende gemeenten gestuurd voor besluitvorming.
• Het RHC bestuur heeft besloten tot een gefaseerde formatieuitbreiding van 1,5 fte voor digitale informatieadvies; 0,5 fte vast vanaf 2019 en 1 fte vanaf 2020 tijdelijk voor twee jaar, de duur van de pilot voor het e-depot. Aan een vaste aanstelling van de 0,5 fte ADI-functionaris is een positieve evaluatie als voorwaarde gesteld.
• De functie van informatiemanager (0,5 fte) is in 2019 ingevuld.

Beleidsverantwoording 2019

• De oudste notulen van de gemeentebesturen van Houten en de kerkdorpen zijn, in het kader van het verder verbeteren van de toegankelijkheid van de collectie, gedigitaliseerd.
• In 2019 is de nieuwe website ontwikkeld die in 2020 online gezet gaat worden. Dit is ter uitbreiden en verbeteren van de digitale publieksvoorzieningen overeenkomstig het beleidsplan.
• Ter verbetering van de kwaliteit van het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten heeft het RHC een aantal bijeenkomsten georganiseerd om kennis te delen. Daarnaast heeft het RHC een aantal producten ontwikkeld ter ondersteuning van de gemeenten, zoals de advisering over de invoering van de nieuwe archiefverordening bij de deelnemende gemeenten en de aanbeveling voor het digitaliseren van bouwdossiers

Financiële bijdrage 2019 van Houten

De totale lasten van de gemeenschappelijke regeling zijn voor 2019 € 829.936. De bijdrage van Houten hieraan is € 185.092

Balanspositie eind 2019

Financieel resultaat 2019

Aanwezige risico’s (inhoudelijk en financieel)

• Alle personeelsleden zijn in vaste dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RHC. De salariskosten worden volledig door het RHC vergoed, behalve voor één medewerkster, waarvan de gemeente Bunnik de helft voor haar rekening neemt. Risico bestaat, dat deze medewerkers “normale” problemen krijgen als langdurige ziekte, niet functioneren etc. Het risico van bijvoorbeeld afkeuring of inzet van hulpverleners ligt dan bij de gemeente Houten. Verder zou de inzet van onze eigen Personeel & Organisatiediscipline incidenteel hoger kunnen blijken te zijn dan de bijdrage die we hiervoor jaarlijks van het RHC ontvangen.
• Omdat het gehele statisch archief van de deelnemende gemeenten op één plaats geconcentreerd wordt, is bij een grote calamiteit (bijvoorbeeld brand) de kans aanwezig dat een belangrijk deel verloren gaat. Gezien de toe te passen veiligheidseisen bij de nieuwbouw wordt dit risico zeer laag ingeschat.

Overige relevante gegevens

Niet van toepassing.